仕事をしていると意外に時間をとられるのが、書類探し、
最近ではパソコンの中の資料、データ類探しってことありませんか、
私も書類がなくて１から作成したなどということもあります。
ではこの時間を短縮することで、もっと時間をつくりだすことはできないかということ、
それは書類などの整理、整頓し働きやすい環境をつくること
書類等の整理、整頓は仕事の整理、整頓なのかもしれません。
整理、整頓とは
整理とはいるものといらないものを区分すること、つまりいらないものを廃棄すること、
整頓とはいつでもすぐ使えるようにすること
物と情報に分けて考えてみましょう。
物つまり書類は、進行案件と終了案件を区別しておくことがようでしょう。
終了案件はファイルにきちんとまとめるようにすることがよい、
進行案件は個人で基準をつくって、フォルダやファイルボックスを活用して
案件ごとにまとめることがよいのではないでしょうか、
情報は、これも基準をきめて
フォルダごとに整理することがよいと思う、
ただ、プロセス管理が必要な場合、何らかの工夫が必要になることもあると思います。
書類、データはどんどん増えていくので、
タイミングをみて、廃棄することも大切になってきます。
資料、データをとっておく病気にかかってしまうと
かえって、効率がおちてしまうので、ご注意です。
また作成したデータ類は同じものを修正し、その繰り返しもあるので、
保存した年月日をファイル名に入れておくことも間違い防止につながります。
できれば最新のファイルだけにしておくのが一番いい方法ですが。
